En forbedring er forpliktende til en positiv endring. Et konkret resultat og nytteverdi av prosessen. Her ligger det strukturer, planer og klare målsetninger om nettopp forbedringer. En endring eller forandring forplikter kun å gjøre ting på en annen måte.
Forbedringsprosesser er aktiviteter «for bedring».
Du har kanskje hørt historien om Alice i Eventyrland?
Hun havnet i svært mange uklare situasjoner. Alice kom blant annet til et veikryss og spurte katten som satt i treet ved veikrysset: «Hvilken vei skal jeg ta?» «Hvor skal du?», spurte katten. «Jeg vet ikke», svarte Alice. «Da spiller det ingen rolle hvilken vei du tar» svarte katten.
Mange endringsprosesser blir dessverre slik. Uten mål og mening. Varige gevinster og verdier av disse prosessene uteblir.
De fleste markeder er i hyppig endring og for å henge med i utviklingen er det viktig å tilpasse seg de nye kravene. Forvaltning holder ikke lenger. Vi må hele tiden utvikle oss. Dette gjelder for både personer, virksomheter og øvrige fellesskap i samfunnet.
Endringsprosesser, transformasjonsprosesser, forandring og forvandling er alle uten forpliktelser til noe bedre. Alt for mange assosierer usikkerhet og bekymring til disse begrepene grunnet dårlige erfaringer. «Forandring fryder» liksom? Det er i beste fall et forsøk på å blidgjøre seg selv eller noen andre. En endring kan derimot være dramatisk for mange.
En forbedring derimot er forpliktende til en positiv endring. Her ligger det planer, struktur og klare målsetninger om nettopp forbedringer. Vi gjennomfører aktiviteter «for bedring».
Hva om du/dere involverer og informerer de som blir berørt, fra starten og bruker tiden på å fokusere på det som «faktisk gjør deg/dere bedre.» Det er dette som ligger i en «forbedringsprosess». Med visse teknikker kan utvikling og større fremgang oppnås uten å kaste bort tid. Det er snakk om å tilegne seg kunnskap og gjennomføre målrettede og strukturerte aktiviteter.
ROI er i utgangspunktet en forkortelse for «Return on investment». Omdefiner den til «Return On Involvement» i stedet. Involver og informer de berørte slik at de får innsikt og eierskap til de forbedringene de står overfor, før prosessen starter.
De fleste endringsprosesser har finansielle og operasjonelle mål. Disse er selvsagt viktige og gir sikkert mening på styrerommet. Problemet er at det mangler eierskap, bekreftelse og ansvar fra de ansatte. De blir involvert alt for sent i prosessen og føler at de får endringer «tredd ned over hodet». Ofte ser de lite (hensikt og) mening med slike endringsprosesser.
En rekke studier er gjort på endringer og trenden er helt tydelig. Endringsprosesser gir varig verdi i kun 20-30% av tilfellene. Det er det mange som ikke vil snakke om.
Det er ofte enkelt å svare «økt inntjening» på spørsmålet om «hva vil vi oppnå?». Økt inntjening er et resultat av noe og det bør derfor presiseres hva det er et resultat av. F.eks. forbedret leveransekvalitet, bedret dialog med kundene, bedre segmentering av produkter (prioritering), bedret engasjement hos de ansatte etc. Disse forbedringene vil føre til «økt inntjening». Dette er gevinstrealisering som ofte blir utelatt i endringsprosesser. Sett tydelige målsetninger. Lag så en plan og følg den. Gevinstrealiseringen starter når alle oppgavene i prosessen er gjennomført.
Dette er egentlig enkle og logiske prosesser. God planlegging er nødvendig. Den enkle versjonen består av 4 spørsmål:
Hva skal forbedres?
Hvorfor skal det forbedres (hva er målsetningen)?
Hvordan skal forbedringene realiseres?
Hvem har ansvaret for de forskjellige aktivitetene?
Så må det fordypes og detaljeres med når, hvor mye, hvilken og hvor. Flere runder rundt konkretisering og svar er nødvendig. Dette for å skape gode forutsetninger når vi gjennomfører. Det grunnleggende er at når «hva» og «hvorfor» er veldefinert blir «hvordan» enkelt, og «hvem» blir lettere å delegere myndighet til.
En «endringskonsulent» ble spurt om hvorfor han velger å kalle det endringsprosesser fremfor forbedringsprosesser. Han svarte at: «En endring må til for å få til en forbedring». Så, hvorfor fokusere på endringen fremfor forbedringen?
Forbedringen forutsetter en endring, men endringen forutsetter dessverre ikke en forbedring. Ser du forskjellen?
En forbedringsprosess kan være en kontinuerlig prosess hvor man hele tiden gjør evalueringer og gjør små justeringer for å skape langsiktige og varige forbedringer.
I forbedringsprosesser er styrking av engasjement, lønnsomhet og trivsel det viktigste.
Husker du Alice? Når vi vet hvor vi skal, kan vi velge i hvilken retning vi vil gå.
ABC Organisasjonsutvikling kan hjelpe dere med prosesser for bedring.
